Rubrique¬
Avocats
Date de publication¬
29 Avr. 2021
Rédaction¬
Kevin Hoffschir
29 Avr. 2021

Facturation des cabinets : « Vous avez 21 fois plus de chances d’être réglé le mardi à 15h32 ! »

Par Kevin Hoffschir

Temps de lecture : 1’30

Interview de John Banner, Président de Widr Pay

Retard de paiement, non-règlement, recouvrement… La question de la facturation est toujours centrale pour les cabinets d’avocats. John Banner, créateur de Widr Pay, nous éclaire sur les solutions de facturation actuelles et sur les méthodes nécessaires pour les mettre en place. 

Au regard de votre expérience, existe-t-il vraiment, pour vous, une méthode pour « bien » facturer ? 

Il n’existe pas de méthode pour « bien » facturer, d’autant que les modalités de la facturation resteront toujours dépendantes de la relation qu’entretient le cabinet avec son client. Maintenant, le développement des plateformes de facturation, comme Widr pay, ou d’envoi, comme MailChimp ou Hubspot, ont permis d’agréger suffisamment de données pour définir nettement des tendances : quand envoyer votre facture ? Savoir comment faire un rappel (et non une relance) ou encore savoir comment gérer une situation dans laquelle son client ne donne plus de nouvelles (l'impayé). L’analyse des comportements devient donc bien moins aléatoire qu’auparavant. 

Widr Pay existe déjà depuis sept ans. Quelles tendances avez-vous pu identifier jusqu’à maintenant ?

Nous devons encore agréger davantage de données, mais nous avons pu déterminer certains bons réflexes, notamment sur l’heure d’envoi. Selon notre dernière étude*, vous avez par exemple 21 fois plus de chances d’être réglé en envoyant une facture le mardi à 15h32, plutôt que le vendredi à 17h43 ! Le niveau de précision peut faire sourire, mais cet exemple résume bien tout le bénéfice de l’approche statistique. Après, ce n’est pas un « money time » non plus, l’envoi optimal pouvant varier selon les habitudes de chaque secteur d’activité. En règle générale, nous conseillons d’envoyer vos factures entre le mardi et le jeudi et, surtout, d’éviter les fins de journée, pratique pourtant fréquente en cabinet. 

Les modes de paiements évoluent rapidement dans de nombreux secteurs, notamment via les paiements instantanés. Ces évolutions intéressent-elles les cabinets ? 

A ce sujet, nous posons régulièrement la même question : préférez-vous régler un taxi par chèque ou prendre un Uber ? Ce cas de figure illustre bien la transition actuelle des moyens de paiement traditionnels vers le « payable instantanément ». L’idée derrière ce nouveau mode est d’éviter toute friction qui décalerait le paiement : une problématique bien connue des avocats. Après, tout est une question de culture et d’habitudes. A l’heure actuelle, l’adoption de ce mode de règlement reste marginale chez les avocats. Pourtant, accepter le règlement par carte bancaire ou par virement instantané, procure un avantage concurrentiel (image de marque) et financier (réduction significative des délais de paiement). La tendance au virement instantané devrait donc se développer dans les années à venir, une fois la phase d’évangélisation achevée.

Face à la pandémie, tous les secteurs d’activité ont été touchés par des retards de paiement, cabinets d’avocats compris. Avez-vous observé ces retards auprès de vos utilisateurs ? Quelles solutions proposez-vous pour y remédier ? 

Sans surprise, la COVID a été la principale cause de décalage de paiement en 2020. On estime à +28% le nombre d’impayés par rapport à 2019 (BFM, 1er oct. 2020). Pour y remédier, je conseillerais de proposer un paiement en plusieurs fois à votre client (par prélèvement SEPA) lorsqu’un dossier tend à traîner en longueur. Cela vous permet de sécuriser votre dossier tout en gardant une relative garantie de paiement. Relative, car nous avons observé qu’un dossier sur quatre se résout avec un étalement de paiement. Les Huissiers de justice proposent ce genre de montage dans la plupart de leurs prestations, avec un étalement allant jusqu’à 20 mensualités (un échelonnement possible également avec Widr Pay). 

Les solutions de recouvrement restent pourtant limitées chez les avocats, à l’exception de la taxation. Existe-t-il des solutions alternatives permettant d’éviter ce recours perçu par beaucoup comme radical ? 

En effet, les avocats ne peuvent pas solliciter de sociétés de recouvrement en cas d’impayé. Principalement en raison du secret professionnel (qui interdit de transmettre l’identité d’un client), mais aussi de la déontologie de cette profession. A mon sens, l’ultime alternative avant la taxation serait d’opter pour un recouvrement amiable par confrère ou huissier. Cela est possible, mais sous certaines conditions. Secret professionnel oblige, vous ne pouvez pas solliciter directement un huissier. Vous devez donc déléguer la démarche, tout en respectant le secret, à un intermédiaire qui pourra confier le recouvrement à un avocat ou un huissier. 

Nous avons récemment conçu chez Widr Pay une procédure de recouvrement respectant ces contraintes. Notre procédure est, by design, conforme au RIN, parce qu’elle repose sur un système d’envoi automatisé conçu pour que ni Widr Pay ni l’huissier ne puissent connaître le destinataire. Ce service est aujourd’hui utilisé par plusieurs centaines de cabinets (des cabinets individuels aux cabinets d’envergure internationale).

Nous observons que grâce à notre plateforme une facture sur deux est recouvrée sous 14 jours (à l’amiable, sans recours à la taxation). Sachant que ce mode de recouvrement est principalement pertinent dans deux hypothèses : Un pourcentage de factures en retard de 15% des factures (une facture est considérée en retard en l’absence de paiement sous 4 mois) ou 3% de factures passées en perte.

Un système non seulement efficace mais aussi gagnant-gagnant car notre plateforme n’est rémunérée que si la facture a bien été recouvrée. Nous venons d’ailleurs de signer un partenariat avec l’ACE pour permettre aux membres de bénéficier d’un audit gratuit sur leur facturation et de conditions préférentielles.

D’ailleurs pour les lecteurs de cette newsletter, on a décidé d’offrir le 1er recouvrement via Widr Pay, pour cela, se rendre sur Widrpay.com

* Source : étude Widr Pay 2020 sur 10.000 transactions

Widr Pay dans les médias : 

- Village Justice, 12/02/21 : Le guide de l’Avocat Résilient, 30 outils utiles dès maintenant

- Europe 1, 28/12/20 : Widr Pay, un outil digital de paiement en ligne destiné aux avocats

- Le Monde du droit, 02/07/20 : Une solution de paiement dédiée aux avocats

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