Rubrique¬
Avis d'expert
Date de publication¬
21 Oct. 2021
Rédaction¬
Lara Aidi & Kevin Hoffschir
21 Oct. 2021

Comment préparer sa réponse à des appels d’offres ?

Par Lara Aidi & Kevin Hoffschir

Temps de lecture : 1"30

Guillaume Lemaire Van Kann, Directeur Stratégie et Développement chez Eliott & Markus, et spécialiste des relations commerciales, nous explique comment préparer vos réponses à un appel d'offres en fonction de votre contexte opérationnel.

Quelle est la stratégie la plus efficace pour répondre à un appel d'offres ?

Il n’y a pas une seule stratégie gagnante, mais plusieurs. La première chose, c’est d’arriver à créer et à mettre en place un processus reproductible et activable à chaque nouvel appel d’offre, notamment avec une tool box regroupant les éléments nécessaires à chaque réponse et mise à disposition de tous.

L'établissement d’un processus formel et intégré par les différentes parties prenantes vous permettra de gagner en clarté sur le rôle de chacun, et donc, en efficacité : un atout non négligeable dans la course contre la montre que constitue l’appel d’offre.     

Notre second conseil, c’est de ne pas vouloir à tout prix répondre à tous les appels d’offres. Trop de professionnels commettent cette erreur et dispersent leurs forces vives en essayant de monter sur plusieurs fronts, simultanément. Concentrez-vous sur quelques appels qui vous correspondent, pour lesquels vous avez une vraie stratégie à déployer et focalisez votre énergie dessus. 

Quel est le rôle entre le répondeur de l’appel d’offre et son équipe ?

Pour pouvoir gagner votre appel d’offre, il vous faut savoir gérer votre équipe. Dès l’émission de l’appel, identifiez les personnes clés qui ont l’expérience nécessaire pour répondre à la demande et montez une équipe “commando”, certes restreinte, mais adéquate pour préparer efficacement votre réponse. Ne dispersez pas vos forces (et votre temps imparti) en voulant absolument inclure l'ensemble de l’équipe.  

Le “leader” doit se concentrer sur la juste délégation des tâches, la bonne formalisation de la demande auprès des équipes, et surtout la maîtrise du temps, que ce soit celui pour répondre comme celui pour délivrer. Mais retenez bien, qu’au final, c’est votre équipe “technique” ou “experte” qui déterminera la réelle substance de votre proposition.

C’est pour cela que la relation entre le leader et son équipe est très importante : ils doivent avoir une relation claire et établie dès le début afin d’accorder, je dirais, “la forme et le fond” et décrocher l’appel d’offre. 

Habituellement, on remarque que l’insatisfaction du client est souvent due au fait que les parties ne définissent pas clairement la portée et le calendrier de leur engagement auprès du client. 

Comment faire face à ses concurrents ? 

Appel d’offre ou non, Il faut connaître ses concurrents sur le marché. Lorsqu’un appel d’offre est émis et vous intéresse, partez du principe que votre concurrent est lui aussi au courant et intéressé. 

Afin de bien préparer votre appel d’offre, apprenez continuellement sur votre concurrent : qui est-il ? Quels sont ses atouts ? Quelles sont ses faiblesses (ce qu’il n’offre pas) ? Avec cette cartographie précise des forces en présence, vous trouverez plus facilement "l'angle" idéal pour vous distinguer et augmenter vos chances de succès. 

Avez-vous quelques tips pour obtenir un appel d'offres ?

Deux choses me semblent importantes : parler le jargon du client et soigner sa présentation.  Vous devez faire un effort de mimétisme entre la langue de votre client et la vôtre, quel que soit le décalage entre les deux. Évidemment, cela peut paraître frustrant pour un “technicien” qui pense répondre correctement à la demande, mais vous aurez peu de chance d’attirer l’attention dans une langue que le destinataire n’utilise pas. Mettez-vous à sa place, et traduisez, quitte à perdre en précision, votre réponse dans des termes adaptés à son secteur.

Et surtout, soignez votre présentation, votre powerpoint de réponse doit être en cohérence avec votre logo et votre charte graphique ! Trop souvent, cet élément “graphique” est oublié. Pensez au secteur du luxe, où la qualité de service est aussi importante que le service lui-même : si votre proposition est une véritable pépite, donnez-lui l’écrin qu’elle mérite !

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